Wir sind das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) – und stehen für exzellente Kompetenz in Forschung, Lehre und der vollumfänglichen Gesundheitsversorgung in unseren Kliniken. Unsere rund 15.300 Mitarbeiter:innen streben jeden Tag aufs Neue danach, mit ihrem Beitrag die Welt ein bisschen gesünder zu machen.

Es ist unser Anspruch, eine der führenden Universitätskliniken zu sein – und gleichzeitig der beste Arbeitgeber unserer Branche. So glauben wir im UKE fest daran, dass erfolgreiches und erfüllendes Arbeiten im Einklang mit den persönlichen Bedürfnissen und individuellen Lebensentwürfen der Mitarbeitenden stehen sollte. Und so unterschiedlich diese sind, so vielfältig ist unser Angebot an individuellen Lösungen.

Willkommen im UKE.

Kaufmann/-frau im Sekretariat für den Bereich Mund-, Kiefer- und Gesichtschirurgie
Vollzeit/Teilzeit | Unbefristet | Arbeitsort: Hamburg Eppendorf
UKE_Kopf- und Neurozentrum

Die Klinik- und Poliklinik für Mund,- Kiefer- und Gesichtschirurgie deckt das gesamte Fachgebiet in seiner vollen Breite sowohl klinisch als auch akademisch ab. Der moderne Klinik-, Forschungs- und Lehrbetrieb stellt die Oberärzt:innen vor viele Herausforderungen. Gesucht wird hier eine tatkräftige Sekretärin, die die Oberärzt:innen in den vielfältigen Belangen des Tagesgeschäfts effizient und nach modernen Massgaben unterstützt. Es besteht eine enge Interaktion mit dem bestehenden Sekretariat des Klinikdirektors der Klinik. Sie erwartet eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem interprofessionellen Team.

Folgende Tätigkeitsfelder sind besonders hervorzuheben:

• Mitwirkung bei der Koordination der Aufgaben der Oberärzt:innen in administrativen und Personalangelegenheiten des Bereichs
• Mitwirkung am E-Mail-Verkehr der Oberärzti:innen in deutscher und englischer Sprache
• Weitere Elektronische Datenverarbeitung (EDV): Arbeiten wie Literatur- und Internetrecherche, Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint, Datenpflege und -erfassung, Datenauswertung und graphische Darstellung
• Überwachung und Koordination des Schriftverkehrs (Bearbeitung des Posteingangs, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage) und Erstellung von Schreibarbeiten nach Diktat in deutscher und englischer Sprache (z. B. Arztbriefe, Stellungnahmen, Gutachten, Vortragsmanuskripte und Veröffentlichungen)
• Koordination von Lehrververanstaltungen der Klinik, Sicherstellung des Lehrbetriebs, inkl. Beratung/ Betreuung der Studenten in administrativen Angelegenheiten
• Unterstützung der Oberärzt:innen in der Organisation und Koordination von Forschungsprojekten

Weitere Aufgabenfelder:

• Archivverwaltung
• Unterstüzung bei der Überwachung der Drittmitteletats
• Vorbereitung und Koordination von Sitzungen und Protokollführung
• Organisation von Fortbildungsveranstaltungen, Kongressen und Dienstreisen
• Koordinierung von Beschaffungsangelegenheiten
• Rechnungsprüfung und Forderungsabrechnung
• Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen
• Unterstützung bei der adminstrativen Betreuung ambulanter und stationärer Patient:innen
• Vertretung des Sekretariats vom Klinikdirektor

• Abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann im Gesundheitswesen/Büromanagement oder zum/zur Verwaltungsfachangestellten oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• Fundierte Kenntnisse zur Führung eines Sekretariats
• Erfahrungen im Bereich der Terminkoordination- und Planung sowie in der Reisebuchung- und Koordination
• Fundierte EDV-Kenntnisse, sehr gute Textverarbeitungskenntnisse; wünschenswert sind Kenntnisse mit Krankhausinformationssystemen
• Erforderlich sind Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Wünschenswert sind Kenntnisse in der medizinischen Terminologie
• Flexibilität, Kommunikations- und Teamfähigkeit, Koordinations- und Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit, hohe Telefonpräsenz

• Attraktive Bezahlung nach TVöD/VKA
• Krisensicherer Arbeitsplatz, sinnstiftende Tätigkeit, wertschätzendes Miteinander
• Strukturierte Einarbeitung und offener Wissensaustausch im Team
• Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsprogramme an unserer UKE-Akademie für Bildung und Karriere
• Möglichkeiten zur Mitgestaltung unserer Personalpolitik "UKE INside" in berufsgruppen - und hierarchieübergreifenden Projekten
• Nachhaltig unterwegs: Zuschüsse zum Deutschlandticket als Jobticket und Dr. Bike Fahrradservice; Option zum Dienstrad-Leasing
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperation zur Kinderbetreuung, kostenlose Ferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
• Ausgezeichnete Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
• Unser Mitarbeitendenrestaurant bietet eine reiche Auswahl an kulinarischen Angeboten; weitere Angebote gibt es in den „Health Kitchen“ Cafés und Bistros sowie in einem Supermarkt direkt auf dem Gelände